ค ม อการสร างเอกสาร PDF ส าหร บระบบ DMS

Transcription

1 ค ม อการสร างเอกสาร PDF ส าหร บระบบ DMS การสร างเอกสารลายเซ นด วย MS-Word การแทรกลายเซ นลงในเอกสารด วย MS-Word การสร างเอกสาร PDF ด วย Adobe Acrobat การสร างเอกสาร PDF ด วย Ghostscript จ ดท าโดย ศ นย สารสนเทศ มหาว ทยาล ยพาย พ ก นยายน พ.ศ. ๒๕๔๖

2 การสร างเอกสารลายเซ นด วย MS-Word การสร างเอกสารลายเซ นด วยโปรแกรม MS-Word เพ อใช เป นแฟ มข อม ลเอกสารส าหร บ แทรกลงในเอกสารบ นท กข อความต างๆ ของผ ใช โดยสามารถก าหนดรห สผ านของแฟ มเอกสารลาย เซ นก อนจะแทรกเข าก บเอกสารต างๆได โดยม ข นตอนด งต อไปน 1. ต องม ภาพลายเซ นท ต องการ (ใช ว ธ Scan ผ านเคร อง Scanner) 2. เป ดโปรแกรม MS-Word จะได เอกสารใหม 3. เล อกเมน ค าส ง แทรก->ร ปภาพ->จากแฟ ม ด งร ป 4. Dialog Box ส าหร บเล อกแฟ มร ปภาพลายเซ นท เตร ยมไว 1

3 5. เล อกคล ก ป มแทรก จะได ลายเซ นท ต องการ 6. Set การวางต าแหน งร ปด วยการ Click Mouse ขวา จะปรากฏเมน ล ด เล อกเคร องม อร ป 7. เล อกการจ ดวางร ปภาพตามความเหมาะสม 2

4 8. ท าการบ นท กแฟ มข อม ลโดยเล อกเมน ค าส ง แฟ ม->บ นท กเป น จะปรากฏด งร ป ก าหนดรห สผ านท ต วเล อก 9. ก าหนดรห สผ าน โดยคล กท ป ม ต วเล อกจะปรากฏ Dialog Box ให บ นท กรห สผ าน 3

5 10. ระบ รห สผ านส าหร บเป ด และตอบตกลงโปรแกรมจะให Confirm รห สผ านอ กคร ง ต องพ มพ ให เหม อนก นและตอบตกลง 11. กล บไปย งหน า Dialog Box ของการบ นท ก ให ผ ใช ระบ ช อแฟ มและโฟลเดอร ส าหร บ เก บเอกสารด งกล าว 12. ผ ใช จะได แฟ มเอกสารลายเซ น ท ม รห สผ านส าหร บการน าไปผนวกก บเอกสารอ นๆ ในระบบ 13. เสร จข นตอนการสร างเอกสารลายเซ น ให ป ดเอกสารท สร างก อน 4

6 การแทรกลายเซ นลงในเอกสารด วย MS-Word เม อได ท าการสร างเอกสารลายเซ นพร อมก าหนดรห สผ านส าหร บการเร ยกใช งานเร ยบร อย แล ว สามารถน ามาแทรกลงในเอกสารอ นๆ ได ด งน ต วอย าง ต อไปน เป นการแทรกเอกสารลายเซ น ลงในเอกสารบ นท กข อความ ท พ มพ ข นด วย MS-Word 1.เป ดโปรแกรม MS-Word 2.เป ดเอกสารบ นท กข อความท ได พ มพ ไว แล วหร อหากไม ม ให ท าการสร างเอกสารบ นท ก ข อความข นใหม 3.เล อน Cursor ไปย งต าแหน งท ต องการแทรกเอกสารลายเซ น 4.เล อกเมน แทรก -> แฟ ม (เน องจากเราต องการแทรกเอกสารลายเซ นท ม รห สผ าน) เล อกแฟ มเอกสารลายเซน 5.เล อกแฟ มเอกสารลายเซ นท ต องการแล ว Click OK 5

7 6.บ นท กรห สผ านของแฟ มเอกสารลายเซ น 7.จ ดต าแหน งของร ปภาพลายเซ นท ต องการ ลายเซ นท ต องการ 8.สร างเอกสารบ นท กข อความเสร จแล ว เตร ยมสร างเอกสาร PDF ต อไป 6

8 การสร างเอกสาร PDF ด วย Adobe Acrobat โปรแกรม Adobe Acrobat โปรแกรม Adobe Acrobat เป นช ดโปรแกรมจากค าย Adobe ซ งท างานก บไฟล เอกสาร PDF โดยป จจ บ นได พ ฒนาถ ง Version 6.0 และประกอบด วยโปรแกรมย อยๆ ด งน Acrobat ช ดโปรแกรมจ าหน าย รวมโปรแกรมต างๆ เอาไว เป นช ดเด ยวก น ท าให ม ฟ งก ช นการใช งาน ท ครบถ วน ท งการสร าง แก ไข และอ านเอกสาร PDF Acrobat Reader โปรแกรมเล กๆ แจกฟร เพ อใช อ านเอกสาร PDF Acrobat Exchange โปรแกรมหล กท ใช ในการสร าง และต ดต อเอกสารก บ Adobe Acrobat 3 Acrobat Distiller โปรแกรมใช ในการแปลงไฟล ระหว าง PostScript ก บ PDF Acrobat PDF Writer โปรแกรมส าหร บแปลงไฟล ชน ดอ นๆ เช น Word Format เป นเอกสาร PDF ท างานได เร ว แต ค ณภาพด อยกว า Distiller Acrobat Capture โปรแกรมแปลงกระดาษให เป นไฟล PDF Acrobat Catalog โปรแกรมใช ในการท า Index เพ อค นหาเอกสาร PDF เอกสาร PDF เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป นเอกสาร e-book (Electronics Book) ร ปแบบ หน ง ท ได ร บความน ยมอย างส งในป จจ บ น โดยเฉพาะการน าเสนอผ าน WWW โดยเป นร ปแบบของ เอกสารท พ ฒนาโดย เน องจากเอกสารล กษณะน ม ร ปแบบ และการจ ดหน า กระดาษ เหม อนเอกสารต นฉบ บท กประการ ม ขนาดไฟล ไม โตมากน ก ท างานข ามระบบ (Cross Platform) ได ท าให เอกสารน เป นอ สระจากซอฟต แวร ฮาร ดแวร และระบบปฏ บ ต การ (OS) กล าว ค อ เอกสาร PDF สร างได ท งจากเคร องคอมพ วเตอร ระบบ Macintosh และ PC และสามารถเร ยกด ร วมก นได น นเอง 7

9 ค ณสมบ ต ของ PDF Adobe Imaging Model : PDF น าเสนอข อความและร ปภาพ โดยใช หล กการเด ยวก บ PostScript Language ค อ การวางร ปไปบนพ นท ท ต องการ โดยท ร ปสามารถเป นร ปทรง อะไรก ได ขนาดเท าไรก ได ส อะไรก ได (PostScript Language ค อ ภาษาคอมพ วเตอร ชน ด หน ง ท ใช ในการบรรยายล กษณะท ปรากฏของเอกสาร รวมท งข อความ และกราฟ กไปย ง เคร องพ มพ หร อ Output Device อ นๆ) Portability : PDF เป นไฟล Binary ขนาด 8 บ ต ท าให ม นใจว าสามารถส งผ าน non-binary channel โดยปราศจากความเส ยหายใดๆ Compression : PDF สน บสน นมาตรฐานการลดขนาดไฟล ต างๆ ด งน JPEG ย อร ปส และ Grayscale CCITT Group3, CCITT Group4, LZW (Lempel-Ziv-Welch) และ Run Length ในการย อร ปภาพแบบ Monochrome LZW และ Flat ในการย อข อความ กราฟ ก และด ชน ของร ปภาพ Font Independence : PDF บรรจ ล กษณะร ปแบบต วอ กษร (Font Descriptor) ส าหร บแต ละ ฟอนต ท ใช ในเอกสาร โดยล กษณะของฟอนต น ได รวมช อฟอนต (Font name) ร ปแบบต ว อ กษร (Character metric) และร ปแบบข อม ล (Style information) เอาไว อ นน รายละเอ ยดจ า เป นส าหร บการจ าลองฟอนต ท หายไป Single Pass File Generation : เน องด วยข อจ าก ดของหน วยความจ า หร อการไม สามารถ เป ดไฟล temporary ท าให ไฟล PDF ได พ ฒนาในจ ดน โดยในขณะท PDF ต องการว ตถ ท แน นอนเพ อบรรจ จ านวนความยาวท ช ดเจน ในหน วยไบต จะม กลไกจ ดเตร ยมพ นท ส าหร บ การ locate หล งว ตถ ในไฟล แล วรายละเอ ยดอ นๆ อย างเช นเลขหน า ก จะถ กใส ลงไปหล ง จากหน าน นถ กเข ยนเร ยบร อย Random Access : PDF บรรจ Cross-reference table ไว ท ายไฟล เพ อการเข าถ งต าแหน ง ต างๆ ภายในไฟล ได อย างอ สระ ไม ท าให เส ยเวลาในการเร ยกด หน าเอกสารท ละหน า Incremental Update : PDF ไม ต องเส ยเวลาในการเข ยนซ า (Rewrite) ท นาน เพราะเวลาท ม การปร บปร ง หร อจ ดเก บ จะเป นการเพ มเต มว ตถ ท ถ กแก ไข หร อต อเต มรวมท งปร บปร ง cross-reference table เท าน น Extensibility : สามารถพ ฒนาเพ มเต มค ณสมบ ต ภายหล งได สะดวก 8

10 ในเอกสารฉบ บน จะแนะน าเก ยวก บการสร างเอกสาร PDF โดยท านจะต องม โปรแกรม Adobe Acrobat 5.0 ข นไปต ดต งในเคร องก อน และเม อท าการต ดต งแล วโปรแกรม Acrobat จะสร าง เมน เข าไปแทรกในโปรแกรม MS-Office อ ตโนม ต เพ อให สะดวกต อการเร ยกใช งาน ด งร ป การสร างเอกสาร PDF จากโปรแกรม Microsoft Office ด วย Adobe Acrobat โปรแกรมในกล ม Microsoft Office ไม ว าจะเป น Word, Excel หร อ PowerPoint ต างก ม ว ธ การสร าง เอกสาร PDF ล กษณะเด ยวก น ค อ เป ดไฟล เอกสารท เตร ยมไว คล กเล อกเมน ค าส ง Acrobat->Convert to Adobe PDF ระบ ช อแฟ มเอกสาร PDF โดยปกต ใช ช อเด ยวก บเอกสารต นฉบ บ Acrobat จะท าการสร างเอกสาร PDF โดยการพ มพ ลงแฟ มข อม ลให รอส กคร เสร จเร ยบให ตรวจสอบแฟ มข อม ลด งกล าว 9

11 การสร างเอกสาร PDF ด วย Ghostscript PDF (Portable Document Format) เป นเอกสารสากล ท ใครๆก สามารถเป ดได ด วยเคร อง คอมพ วเตอร ท กระบบ และจะเห นเอกสารตามท ท านได สร างไว หน าต อหน า อ กษรแบบเด ยวก น ส เด ยวก น ท กคร งท เป ดและสามารถพ มพ ออกมาได ในล กษณะเด ยวก น การเป ดเอกสารไฟล PDF ควรใช โปรแกรมฟร ของ Adobe Acrobat Reader ซ งสามารถ Download ได ท หร อ การสร างเอกสาร PDF จากโปรแกรม Microsoft Office ด วย Ghostscript การสร างเอกสารไฟล PDF ท ด ท ส ด ค อซ อซอฟแวร ของ Adobe Acrobat ช ดเต ม แต อย าง ไรก ด ม โปรแกรมฟร ให สร างไฟล PDF ได ของ Ghostscript ด งจะกล าวต อไปน (ว ธ ใช ข างล างน ส าหร บ WINDOW 95/98) 1. เตร ยมเคร องม อ ต องดาวน โหลดโปรแกรม 2 ต วค อ Ghostscript และ GSView และต ดต ง Print Drive ชน ด Postscript (และอย าล ม ต องม โปรแกรมอ านเอกสาร Adobe Acrobat Reader ด วย ดาวน โหลดฟร ตามท กล าวไว ข างต น) 1.1 ต อง Download และ Install โปรแกรม 2 ต วลงในเคร องค อ ต ดต งโปรแกรม Ghostscript ก อน (สามารถดาวน โหลดฟร ได จาก Ghostscript หร อ เล อก gs700w32.exe หร อ ต ดต งโปรแกรม GSView ตามท หล ง (สามารถดาวน โหลดฟร ได จาก GSView หร อ เล อก gsv40w32.exe หร อ เตร ยมต ดต ง Postscript Printer Driver โดยการปฏ บ ต ด งน : Double Click My Computer -> Printers -> Add printer จะได หน าต าง Add Printer Wizard ท หน าต าง Add Printer Wizard คล ก Next แล วเล อก Local printer เสร จ แล วคล ก Next 10

12 1.2.3 เล อก Manufacturer และ Model ของ Printer โดยขอแนะน าให เล อก - Apple และ Apple Color LW 12/660 PS หร อ - IBM และ IBM 4079 Color หร อ - Cannon และ Canon PS-IPU Color Laser Copier หร อ - Lexmark และ Lexmark Color 4079 plus PS เป นต น ท งน ให เล อก Printer ประเภท postscript โดยส งเกตจะม ค าว า postscript หร อค าว า PS ต อท ายและควรเป นประเภท color ด วย) ต อมาให คล ก Next แล วเล อก Printer Port โดยเล อก LPT1 แล วคล ก Next จะได หน าต างแสดงช อ Printer และให เล อกว าจะต ง Printer อ นน เป น Ddefault printer หร อไม (แนะน าว าไม ค อเล อก No) แล วคล ก Next ต อมาจะได หน าต างให เล อกว าจะทดลอง Print ด หร อไม (แนะน าว าไม ค อเล อก No เพราะว าท านไม ม เคร องร นท ต ดต งอย จร ง) แล วคล ก Finish และแล วเคร องก จะโหลดได Printer Driver อ นใหม ข นมาอ กหน งอ น 1.3 ต อง Setup printer Driver ต วใหม ไปท โฟลเดอร ของ Printer Driver อ นใหม ท ต งได แล วคล กขวา เล อก คล ก Properties (1) คล กหน าต างย อย Postscript ท ช อง Postscript output format ให เช คเล อกข อความ PostScript (optimize for portability-adsc) (2) เสร จแล วคล ก OK 2.สร างเอกสาร PDF ท า 2 ข นตอนด งน (A) แปลงเป น POSTSCRIPT ไฟล ก อน (B) จาก POSTSCRIPT ไฟล แปลงเป น PDF (A) แปลงเป น POSTSCRIPT ไฟล ก อน 1. เป ดเอกสารMicrosoft Word หร อ Microsoft Excel ท สร างไว 2. เล อกเมน File/แฟ ม ->Print/พ มพ จากเมน ด านบนของเอกสาร MS Word หร อ MS Excel น น 3. จะได หน าต าง Print ให เล อกช อของ Printer Name ท ท านเพ งได ต ดต ง ( เช น Apple Color LW 12/660 PS ) 11

13 4. เล อก Check ท ช อง Print to File/พ มพ ลงแฟ ม แล วคล ก OK 5. จะปรากฏหน าต าง Print To File ให ท านต งช อไฟล ในช อง File Name.. (ช อท ได จะลงท ายด วย.prn (ด อท พ อาร เอ น) ท านไม ต องระบ ก ได ) 6. ให ก าหนดโฟลเดอร เพ อให ไฟล ท จะได น น Save in ไว เช น My documents แล วคล ก OK หมายเหต :ไฟล น นจะถ กเซฟ อย ในโฟลเดอร My documents ตามท ก าหนดไว ท านอาจก าหนดให ไป Saveไว ในโฟลเดอร อ นๆได โดย ก าหนดท ช องโฟลเดอร หร อ Save in...ก อนท จะคล ก OK (B) จาก POSTSCRIPT ไฟล แปลงเป น PDF 1. เป ดหาไฟล POSTSCRIPT (ลงท ายด วย.prn) ท แปลงมาได...กรณ ตามต ว อย างน อย ใน โฟลเดอร My documents (หมายเหต หากเคร องคอมฯของท านไม ได แสดงข อสก ลไฟล ท ห อยท ายไว หากต องการให เคร องแสดง เพ อด ง ายข น...ท าด งน 1.ไปท Start เล อก Windows Explorer 2. ไปท View แล วเล อกคล กท Folder Options... 3.ท หน าต าง Folder Options ให เล อกคล กหน าต างย อยท View 4.ให คล ก ลบเคร องหมายถ กออกจากช องส เหล ยมหน าข อความ Hide file extensions for known file types 5.เสร จแล วให คล ก OK ) 2. ให เป ดไฟล Postscript ท ท านแปลงมาได น น โดยการ Double Click ท ช อ File หร อ Open with...ด วยโปรแกรม GSview...จะได หน าต าง ไฟล ท ท านต ง เป น หน าต างของ GSView (และอาจม หน าต างย อยเล กๆซ อนข นมาเก ยวก บการลง ทะเบ ยนของ GSView ให คล ก OK ท หน าต างย อยน ) 12

14 3. ให ไปท File แถบข างบนของหน าต าง GS View แล วเล อกคล กท ค าว า Convert จะได หน าต างการ Convert File 3.1. ท ช อง Device ให เล อกค าว า pdfwrite 3.2. ท ช อง Resolution ให เล อกต วเลขมากไว 3.3. ท ช อง Page เล อกก าหนดจ านวนหน าท จะ converts (ปรกต ก เล อกเท าท ม อย ) 3.4. แล วคล ก OK 4. จะได หน าต าง Output Filename ท ช อง Save in ให คล กเล อก โฟลเดอร ท จะ เก บไฟล PDF ท แปลงมาได (เช นอาจคล กเล อกท My documents ก ได และ ช อง File name ให ต งช อไฟล อ กคร ง แต คราวน ให ลงท ายว า.pdf (ด อท พ ด เอฟ) 5. ส ดท ายให คล กท ป ม Save 6. เสร จแล วป ดหน าต าง GS View แล วไปค นหาไฟล เอกสารท ท านสร างได จาก โฟลเดอร ท ก าหนดไว (เช นก าหนดไว ท My document) 13